Hoewel de Belastingdienst elektronisch factureren voorheen ook toestond, golden daarvoor vrij strenge regels die het praktisch toepassen van deze methode van factureren vaak in de weg stonden.
Ten eerste werd geëist dat de authenticiteit en integriteit van die facturen gewaarborgd werd volgens een in de wet omschreven methode. Toegestane methoden hiervoor waren een geavanceerde elektronische handtekening, of een strikt proces waarin herkomst en integriteit van de factuur werden zekergesteld. Ook afwijkende procedures werden toegestaan, maar moesten vooraf goedgekeurd worden door de inspecteur.
"Vorm- en middelvrij" versturen elektronische facturen
In het Besluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32, heeft de Staatssecretaris van Financiën besloten deze regels voor elektronische facturen sterk te vereenvoudigen. Het elektronisch opmaken en versturen van factuurgegevens mag vorm- en middelvrij plaatsvinden. Dat betekent zoveel als dat u zelf mag bepalen in welk formaat en via welk medium u de factuur verstuurt. Verder vervalt de meldingsplicht bij de inspecteur. En tenslotte wordt niet meer de eis gesteld dat de ondernemer de aanvaarding van de elektronische factuur door zijn afnemer vastlegt in zijn administratie.
Ten aanzien van de aanvaarding van de elektronische factuur door de afnemer blijft bepaald dat deze geacht wordt te zijn aanvaard indien de afnemer zonder commentaar de elektronische factuur verwerkt en betaalt. Het is dus niet noodzakelijk dat er vooraf is overeengekomen dat facturen per email zullen worden verzonden.
Deze wijzigingen maken het proces van factureren voor ondernemers, waaronder zeer zeker ook de eigenaren van webshops, vele malen eenvoudiger en goedkoper. Webwinkeliers die gebruik maken van Integrace's standaard webshop verzenden desgewenst hun facturen al per email, en hoeven nu dus niets meer te doen voor acceptatie door de belastingdienst.