De Competentiemonitor kent een hiërarchische structuur. Hierdoor was het schoolhoofd de enige gebruiker die schoolbreed inzage heeft in alle gespreksgegevens en bekwaamheidsdossiers. In de nieuwste release van de Competentiemonitor, versie 2.2.7, is nu een nieuwe rol “P&O Administrator” gedefinieerd waarmee P&O beschikt over dezelfde mogelijkheden.
De P&O functionaris krijgt hiermee dus toegang tot alle gespreksgegevens en bekwaamheidsdossiers. P&O heeft hierbij uitsluitend leesrechten, maar kan wel school-brede rapportages maken.
Om de invoer van alle documenten die behoren tot het bekwaamheidsdossier mogelijk te maken is in de nieuwe release tevens een rol “P&O Dossiers” gedefinieerd. P&O medewerkers die inloggen in deze rol zien uitsluitend de bekwaamheidsdossier mappen van de medewerkers. Tot de gespreksgegevens en 360-graden evaluaties bestaat geen toegang.
De nieuwe rol “P&O Dossiers” is vooral bedoeld om centraal snel alle bestaande papieren bekwaamheidsdossiers om te zetten in hun elektronische equivalent.
In de nieuwe opzet bepaalt P&O de wachtwoorden van de “Administrator” en de “P&O Dossiers” rollen. Dit is in lijn met de inhoudelijke verantwoordelijkheden zoals die in verreweg de meeste scholen bestaan.
Omdat de nieuwe rol toegang heeft tot alle gespreksgegevens en bekwaamheidsdossiers worden de inloggegevens uitsluitend op aanvraag verstrekt en niet automatisch toegezonden aan de contactpersoon binnen de school. Om gebruik te kunnen maken van deze nieuwe functionaliteit moeten scholen even contact opnemen met , zodat de benodigde inlogcodes kunnen worden aangemaakt.